Una rapida lista di controllo di quanto tempo conservare i documenti + cosa distruggere
La carta è un problema, e gestire un sistema di archiviazione a domicilio può essere un trascinamento, ma alcuni documenti su cui devi davvero aggrapparti perché non sai mai quando ne avrai bisogno. Ecco un primer su quanto tempo conservare i documenti e quando hai finito con loro, quali devi distruggere. Questo dovrebbe fungere da guida di riferimento rapida per la creazione e il mantenimento di un sistema di archiviazione casa funzionante.
In primo luogo, pensa a ridurre la quantità di carta che ricevi e finirai per dover distruggere o archiviare di meno.
Questo significa liberarsi della posta indesiderata, iscriversi per e-fatture e non accettare volantini, coupon che non userai mai, o altri effimeri che ritieni di dover aggrappare a quando sai di non farlo.
Se stai davvero lottando con la confusione di carte fino al punto in cui ritieni di star accaparrandoti , rivolgiti a un professionista che ti guidi attraverso il processo di decluttering.
Il secondo passo è assicurarsi di avere un buon sistema di gestione della posta in atto. Quanto più efficiente è la gestione della posta in arrivo, tanto meno è necessario eseguire una sessione di archiviazione / sminuzzamento / riciclaggio di grandi dimensioni.
Impostare un sistema di archiviazione elettronica
Sbarazzarsi della documentazione cartacea installando un sistema di archiviazione elettronica ti farà risparmiare spazio e ti libererà dalla confusione della carta. Questa è una vittoria. Al giorno d'oggi, il sistema di archiviazione elettronica ha molto senso. Per iniziare, è necessario uno scanner e un luogo in cui archiviare i file, un sistema di cartelle su un computer o nel cloud e un disco rigido esterno.
Configurare cartelle generali per diversi tipi di documenti (esempi: famiglie, tasse, auto, certificati di nascita, ecc.) Non è necessario essere troppo precisi con la memorizzazione del documento poiché i sistemi di archiviazione elettronica sono ricercabili.
Quindi, scansiona ciascun documento e memorizzalo in una cartella in base al contenuto.
Conservazione di copie di documenti importanti
Per i tuoi documenti super importanti, gli esperti consigliano di conservare le copie.
Ciò potrebbe significare mantenere una copia nella memoria cloud e un'altra su un disco rigido. Potrebbe anche significare conservare una copia nel tuo archivio elettronico e una copia in una cassaforte a prova di fuoco.
Conserva questi documenti per sempre
Questi documenti dovrebbero essere conservati per sempre:
Documenti accademici - Diplomi, trascrizioni e qualsiasi lavoro di portfolio che può essere utilizzato in futuro quando si fa domanda per un posto di lavoro.
Documenti di adozione
Certificati battesimali
Certificato di nascita
Certificati di morte - Potrebbe essere necessario ai fini fiscali.
Patenti di guida
Record di occupazione - Eventuali clausole, accordi, file disciplinari e revisioni delle prestazioni.
Certificati di matrimonio
Cartelle cliniche
Record militari
passaporti
Documenti pensionistici e pensionistici
Carte di sicurezza sociale
Wills
Risparmia per un periodo di tempo più breve
Questi documenti che puoi toccare tanto spesso quanto mensilmente o settimanalmente:
Estratti conto bancari - 1 mese
Fatture - 1 anno per qualsiasi tassa o garanzia correlata, tutte le altre fatture dovrebbero essere fritte non appena sono state pagate.
Fatture con carta di credito - distruggi immediatamente quando pagato.
Ricevute per il miglioramento domestico - Conservare fino a quando la casa non viene venduta.
Record di investimento - 7 anni dopo aver chiuso l'account o venduto la sicurezza.
Leasing - Continua finché non ti sei trasferito e hai ricevuto il tuo deposito dal proprietario.
Paychecks / Pay Stubs - 1 anno fino a quando non hai ricevuto il tuo W-2
Ricevute di vendita - Conservare per la durata della garanzia. Ovviamente, questo si applica solo ai principali acquisti come elettrodomestici ed elettronica. In genere mantengo le ricevute per cose come la spesa e l'abbigliamento solo finché so che non avrò bisogno della ricevuta per il reso.
Documenti fiscali - 7 anni inclusi il tuo deposito e tutti i documenti di accompagnamento come W-2 e ricevute.
Record del veicolo - Tenere fino a quando barca, auto o moto non viene venduta.
Come sbarazzarsi dei documenti
Distruggere documenti è il modo principale per proteggersi dal furto di identità. (Leggi la mia intervista con l'esperto di sicurezza Jay Foley su Come proteggersi dal furto di identità). Vuoi sapere cosa distruggere? La regola generale è qualsiasi cosa con le seguenti informazioni dovrebbe essere brandello: numeri di conto, date di nascita, nomi da nubile, password e spille, firme e numeri di previdenza sociale.
Di nuovo, quelli sono non-cervello.
Ecco le basi:
Se i documenti sono ancora "attivi", vale a dire, è necessario trattenerli per riferimento e stabilire un semplice sistema di archiviazione domestica. Ciò significa archiviare i documenti per argomento e poi distruggerli una volta che non sono più in uso.
Quali documenti distruggere
Se hai finito con questi documenti e non ne hai più bisogno, ecco cosa distruggere (tutto il resto - come documenti cartacei - puoi solo riciclare).
Ricevute bancomat
estratti conto
Copie del certificato di nascita
Assegni annullati e annullati
Fatture della carta di credito
Rapporti di credito
Patenti di guida (scadute)
Documenti di lavoro che hanno qualsiasi identificazione
Passaporti e visti scaduti
Conto d'investimento #s
Documenti legali
Investimenti, azioni e transazioni immobiliari
Articoli con una firma (contratti di locazione, contratti, lettere)
Tag bagagli
Record medici e dentistici
Documenti con un numero di previdenza sociale
Password o numeri PIN
Buste paga
Applicazioni di carte di credito preapprovate
Ricevute con numeri di conto corrente, numeri di carta di credito o altre informazioni identificative
Moduli fiscali
Trascrizioni con informazioni identificative su di loro
Itinerari di viaggio
Biglietti aerei usati
Bollette (telefono, gas, elettrico, acqua, TV via cavo, Internet)
Assicurati di avere un sistema di archiviazione flessibile configurato per tenere sotto controllo questi documenti e distruggerli quando non sono più necessari.
Tutto ciò che intendi mantenere deve essere attivato, organizzato e archiviato. Mi piace il mio sistema di archiviazione a casa.