I tuoi tentativi di eliminare la confusione di carta tendono spesso a fallire? O sei troppo sopraffatto dalla quantità di carte sulla tua scrivania da provare? Potresti fare degli errori comprensibili ma auto-sabotanti. Continuate a leggere per imparare come evitare gli errori più comuni che le persone commettono quando gestiscono l'ingombro della carta.
1. Non eliminare le dichiarazioni di carta
Potrebbe essere ancora necessario ottenere alcune fatture alla vecchia maniera, ma la maggior parte delle utility facilita il passaggio alla fatturazione senza carta.
Mentre ci sei, vedi dove altro puoi ridurre la carta in eccesso. Se si ricevono cataloghi non si guarda mai, prenditi qualche minuto per contattare le aziende e chiedere di essere rimossi dalle loro liste. Se ti iscrivi a più riviste e giornali, pensa a quelli che preferisci leggere in stampa e quali non ti dispiacerebbe leggere online.
2. Lasciando le carte accumulate
Questo vale per i documenti che non si desidera (ad esempio la posta indesiderata) e quelli necessari (ad esempio le fatture). Più a lungo si aspetta di gestirli, maggiore è la possibilità che non lo farai mai, portando a pagamenti o caselle persi pieno di un anno di valore del Sunday New York Times. Il modo più semplice per gestire la posta è gestire tutto non appena entra in gioco. Per quanto riguarda i documenti che devi buttare fuori, effettuare il riciclo di un'attività pianificata regolarmente, non solo qualcosa che fai quando i documenti minacciano di seppellirti.
3. Avere un sistema di archiviazione scomodo o inesistente
Se non hai spazio per conservare i documenti che ti servono e non è un modo semplice per smaltire quelli che non ti piacciono, probabilmente li impili tutti e li file mentalmente sotto "per essere trattati ... un giorno". Evita questo creare un sistema che funzioni per te, che si tratti di acquistare un archivio di vecchia scuola, uno scanner affidabile o un distruggidocumenti.
4. Non avendo una piattaforma di lancio
Una rampa di lancio è uno spazio dedicato vicino alla porta principale dove le cose di cui hai bisogno ogni giorno - chiavi, occhiali, ecc. - vengono conservate ogni volta che non sono in uso. Una rampa di lancio non aiuta con tutti i tipi di ingombro della carta, anche se è un modo eccellente per assicurarsi che la posta in uscita esca da casa.
Ciò che è importante è il concetto di trampolino di lancio e le abitudini che ti aiuta a sviluppare.
Essenzialmente, una piattaforma di lancio rende facile fare la stessa cosa allo stesso modo ogni giorno. Attaccare le chiavi in un determinato posto non appena entri in casa è lo stesso tipo di comportamento che devi gettare via la posta indesiderata non appena la ricevi, o aprire la posta importante in modo tempestivo. Quando pensi ad altre attività quotidiane correlate, come ordinare la posta, possono diventare parte di quel sistema.
5. Essere vago
Questo è uno di cui sono colpevole. Ecco un esempio: nella mia casella di file, ho una cartella contrassegnata "auto". Ciò significa che se devo cercare il titolo della mia auto, ho bisogno di guadare attraverso le ricevute del servizio auto, i documenti sull'assicurazione auto, le informazioni sulla mia vecchia auto Non possiedo più, e così via. (Ho anche una cartella contrassegnata come "misc." Che è un disastro organizzativo in attesa di accadere).
Quando si organizzano documenti che è necessario conservare, è meglio essere il più specifici e chiari possibile. L'introduzione di cartelle con etichette come "assicurazione auto", "manutenzione dell'auto" e "auto finanziaria" renderebbe l'utilizzo del mio sistema di archiviazione molto meno complicato.
Puoi anche ridurre una buona quantità di carta in eccesso imparando quanto tempo hai bisogno di conservare i documenti .
Se stai archiviando documenti obsoleti che non userai mai più, alla fine li libererai dalla tua vita.