Come organizzare un sistema di archiviazione domestica in 7 passaggi

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Come impostare un sistema di archiviazione e archiviazione della carta che funzioni per sempre

La lotta è reale: la gestione delle carte e la confusione di carte è il problema. Ecco perché è fondamentale creare un sistema di archiviazione a casa facile e realizzabile che verrà effettivamente utilizzato. Oggi, questo è quello che faremo insieme.

Obbiettivo

Scopri come impostare un sistema di archiviazione domestica che utilizzerai per il resto della tua vita. Deve essere flessibile per adattarsi ai cambiamenti dello stile di vita, e deve essere semplice in modo che tu continui a farlo.

Cosa ti serve

• Casellario o archivio
• Cartelle di file sospese (mi piacciono quelle colorate che sono raffigurate sopra)
• Supporto per file desktop
• distruttore di documenti
• Cestino per raccolta differenziata
• Cartelle di file
• Etichettatrice o penna

sincronizzazione

Questo è un progetto del fine settimana. Non è consigliabile iniziare da una settimana dopo una lunga giornata di lavoro / scuola, ecc. Inizia questo sabato o domenica mattina armati con una tazza di caffè o tè e un atteggiamento del tipo "lasciati fare".

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Raccogli tutti i tuoi documenti insieme in un unico punto

Il primo passo nella creazione di un sistema di archiviazione domestica consiste nel corrompere tutti i tuoi file e documenti nello stesso spazio in modo da poter ordinare, riciclare e distruggere. Avere tutto in un posto ha i seguenti vantaggi:

1. Ti manterrà concentrato sull'attività da svolgere. Quando ci provi svolgere un compito che non ti entusiasma (come il deposito), qualsiasi scusa per vagabondare e iniziare un altro nuovo progetto. Se hai tutte le tue forniture (elencate qui) e tutti i tuoi documenti in un unico posto, non hai davvero scuse, ma scavare.
2. Sarai più completo. Fare il giro della tua casa in anticipo significa che non dovrai ripetere l'operazione tra qualche settimana quando trovi una pila di carte dimenticata nella lavanderia.

Alcuni posti in cui cercare documenti (diversi dai tuoi ovvi cassetti della scrivania, schedari e posta):

1. Il soggiorno. Le carte tendono ad accumularsi nel soggiorno perché spesso non abbiamo idea di cosa fare con loro. Questo è il motivo per cui dovresti sempre mettere dei fogli che non sei sicuro di cosa fare ancora nella mia casella di posta.
2. Borse Zaini, borse da lavoro, borse a mano, borse da palestra e valigie.
3. La cucina. Le pile di carta hanno un modo di finire in cucina. Questo perché la cucina è spesso il primo posto in cui ci dirigiamo quando attraversiamo la porta.

Quindi, raccogli tutti i tuoi documenti e poi ...

Scegli un buon punto con una superficie dura su cui è possibile creare 5 pile. Questo può essere il tavolo della cucina, il letto della camera degli ospiti o la tua scrivania se è abbastanza grande. Se non hai una superficie abbastanza grande, anche il pavimento funziona.

Se hai così tante carte le tue pile possono rovesciarsi, allora usa bidoni o persino scatole di cartone. Etichettali per tenerli separati e per evitare errori, ad esempio gettando casualmente le dichiarazioni dei redditi dell'anno scorso nella casella "Ricicla".

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Separa i tuoi documenti in cinque categorie

Ora è il momento di mettersi al lavoro. Dovrai toccare ogni foglio e prenderne una decisione.

Regola: è necessario prendere una decisione su ogni pezzo di carta. Entrerà in una di queste 5 categorie:

1. Azione: documenti su cui devi agire e poi scartare. Non confondere questi con ciò a cui ci riferiamo in una categoria di seguito come "Domestico". I documenti della famiglia sono archiviati in modo permanente, i file di azione verranno utilizzati una volta e quindi eliminati.
   Esempi: inviti, ticket di parcheggio, promemoria degli appuntamenti, compiti a casa, bollette, ecc.

2. Archivio: documenti o documenti su cui è necessario aggrapparsi ma non è necessario fare riferimento o utilizzare più di una volta o due volte l'anno.
   Esempi: dichiarazioni fiscali, cartelle cliniche, documenti accademici, prova della tua partecipazione a giuria, atti, contratti di locazione, contratti, ecc.

3. Famiglia: questi sono i documenti che usi per mantenere in funzione la tua casa (e la vita).
   Esempi: coupon, ricette, manuali per l'utente, ricevute per le tasse di quest'anno, documenti per i prossimi viaggi, ecc.

4. Riciclare: documenti e documenti che non rientrano in nessuna delle categorie di cui sopra e non contengono informazioni personali.
   Esempi: posta indesiderata, fogli di lavoro di un seminario a cui non sei più interessato, giornali, riviste, vecchi compiti che non ti servono, buste usate, ecc.

5. Shred: documenti e documenti che non rientrano nelle categorie 1-3 ma contengono informazioni di identificazione personale.
   Esempio: offerte di carte di credito, vecchi estratti bancari, fatture, ecc.

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Declutter + Scarta documenti e file che non servono più

La tua pila più grande sarà riciclata. Riciclate quelli prima - l'obiettivo qui è di ridurre la quantità di carta con cui avete a che fare il più rapidamente possibile.

Quindi, distruggi i distruggidocumenti - questo dovrebbe includere tutto ciò che ti identifica oltre il tuo nome e indirizzo.

In alternativa, questo Guard Your ID Roller di The Container Store ha un prezzo molto conveniente e molto pratico per coloro che sono stufi di avere l'inceppamento del trituratore. In questo modo puoi semplicemente stampare le tue informazioni ID e riciclare la posta e i documenti con le informazioni personali su di essi invece di distruggere.

Ora che hai gettato la spazzatura, è ora di iniziare a configurare un sistema che sia:

1. Facile da usare, quindi lo userai effettivamente;
2. Abbastanza flessibile per accogliere cambiamenti di vita e nuovi progetti; e,
3. Sicuro così quando hai bisogno di trovare qualcosa di veloce, puoi trovarlo.

La bellezza qui è che puoi suddividere ulteriormente queste categorie a seconda della quantità di carta che entra e esce da casa o dall'ufficio.

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Configura un file di archivio per il tuo sistema di archiviazione domestica

È abbastanza facile decidere quali documenti vanno nel tuo file di archivio. Questi sono i documenti più importanti che possiedi. Sono la prova che tu e la tua famiglia esistete, pagate le tasse, le case e le auto, diplomate al college, potete viaggiare fuori dal vostro paese con un passaporto o un visto. Se sei un imprenditore o possiedi più di una proprietà, questo file sarà ancora più grande.

Ecco un elenco di elementi di base da conservare in questo file:

• dichiarazioni dei redditi
• cartelle cliniche
• record accademici
• prova che hai prestato giurato
• gesta
• contratti di locazione
• contratti
• passaporti
• quindi carte di sicurezza cial
• record di occupazione
• certificati di battesimo
• assicurazione sulla vita / documenti pensionistici

Conservare questi documenti in una scatola di file in cartelle etichettate. Considera l'acquisto di una scatola ignifuga una volta che inizi ad acquisire più "cose" per tenerti al sicuro.

mantieni i file che usi spesso (anche alcune volte l'anno) nella parte anteriore. Resisti all'impulso di organizzare troppo questo spazio perché se diventi troppo specifico in realtà rende più difficile trovare le cose quando ne hai davvero bisogno. In genere, se stai immergendo nel tuo file di archivio, hai davvero bisogno di quel pezzo di carta per renderlo il più semplice possibile.

Ecco le mie categorie:

• Accademico
• Auto
• occupazione
• Finanziario
• Salute
• ID
• Assicurazione
• Immobiliare

Organizzali in ordine alfabetico, ma mantieni il file ID in anticipo. Questo ha cose come il tuo certificato di nascita, il passaporto, la carta di sicurezza sociale e il certificato di battesimo. Questo è anche il luogo dove si dovrebbe mantenere la licenza di matrimonio.

Per conservare questi documenti, considera fortemente un High Deed Box ad alta sicurezza che a meno di $ 50 è un ottimo valore *. Un'altra opzione è la scatola di prescrizione ad alta sicurezza. Questo è progettato per forniture mediche, ma potrebbe facilmente contenere diversi documenti che non possono perdere.

Puoi impostare il tuo fai da te come file personale oppure utilizzare FileSolutions Home File System.

* Se perdi questi file, finirai per pagare molto, molto di più per ottenere copie da registrar, committenti di città, istituzioni accademiche, ecc. Quindi $ 50 è un investimento intelligente e utile.

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Disporre un file casalingo

Ecco una buona regola per ciò che dovresti memorizzare nel tuo file casalingo: qualsiasi cosa tu possa aver bisogno in futuro, ma non è necessario intervenire subito, che non appartiene al tuo file di archivio. Usa un file della tua famiglia (chiamato Household Workbook) come esempio per avere un'idea migliore di cosa memorizzare in questo file e cosa no.

Prima di tutto, invece di una casella di file o un cestino, ho creato un raccoglitore con sezioni e quindi tasche per conservare oggetti come coupon e carte regalo. È possibile utilizzare questo raccoglitore e avere sezioni per quanto segue:

• Coupons / Groupons
• Carte regalo
• Documenti per i prossimi viaggi / viaggi
• Rimborsi che ho presentato e sto aspettando di ricevere il mio assegno
• Ricevute per articoli di grandi dimensioni come un elettrodomestico o un grande pezzo di arredamento
• Hai una tasca per tutte le tue carte premio
• Note e materiali di riferimento per i prossimi progetti su cui stai lavorando
• ricette *
• Ricevute per le tasse
• Assicurazione auto / casa / noleggiatore

Probabilmente potresti semplicemente scansionare la maggior parte di questi in un account Evernote , ma poi quando ne avrai bisogno dovresti stamparlo di nuovo, quindi archiviarlo su questo quaderno e chiamarlo WorkHouse.

* Conserva un file separato per le ricette che desideri restituire un giorno ma non lo hai.

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Impostare un file di azione

Il file di azione sono i documenti su cui devi agire e poi scartare. Qualsiasi documento o documento che debba essere archiviato in modo permanente o per un lungo periodo di tempo (più di un mese), probabilmente appartiene al file della tua famiglia.

I file di azione sono:

• Andrà usato una volta e poi scartato; o,
• File che attendi per agire.

Utilizzare una scatola per contenere questi documenti, in particolare, e consigliamo questa scatola. Scegli arancione perché è un colore appariscente e il pensiero è che ti farà passare attraverso la scatola almeno una volta alla settimana. Questo può anche raddoppiare come In-Box per aiutare a gestire la posta .

Ecco alcuni esempi di cosa tenere nel tuo file di azione:

Posta in arrivo:

• Tutto ciò che ricevi nella posta va in questo file
• Qualunque pezzo di carta che qualcuno ti da o ti afferra e ti infila nella borsetta entra qui

Elementi del calendario:

• Inviti per eventi imminenti e qualsiasi indicazione o risposta fornita con loro
• Fatture da pagare e poi distruggere o riciclare
• L'autorizzazione scivola a firmare
• Promemoria per appuntamenti

Articoli da pagare:

• Biglietti di parcheggio a pagamento
• Fatture da pagare

Articoli che sto aspettando:

• Ricevute per tutto ciò che hai acquistato di recente nel caso in cui decidi di restituire. Ad esempio, se ottieni un pacco da Amazon, getti il ​​documento di trasporto in questo cestino nel caso in cui i prodotti non funzionino e devi restituirlo. Idem per gli altri pacchetti che ricevi.
• Ricevute per tutto ciò che stai aspettando. Ad esempio, se hai presentato una fattura alla tua compagnia assicurativa e stai aspettando il rimborso, questa viene archiviata. Se hai restituito qualcosa e stai aspettando di vedere il rimborso visualizzato nel tuo estratto conto o sulla mia fattura della carta di credito, va in questa casella.

Potresti suddividere questo file in più categorie, ma è più semplice buttare tutto in questa scatola e poi esaminarlo una volta, due o tre volte alla settimana. A quel punto è possibile riciclare o distruggere tutto ciò di cui non si ha più bisogno, archiviare tutto ciò che appartiene a Archive o Household e intervenire su tutto ciò a cui è necessario rispondere. L'obiettivo è di mantenere questo file il più piccolo possibile.

Ma ... il trucco è che devi passare questo file almeno una volta alla settimana, preferibilmente più spesso. Consiglio vivamente di aggiungere questa attività alla tua routine di organizzazione settimanale personale , in questo modo stai archiviando e archiviando una quantità relativamente piccola di documenti una volta alla settimana anziché