Se hai bisogno di spostare la tua attività , il posto migliore per iniziare a pianificare come imballare e spostare è proprio qui. La chiave per una mossa di successo è creare delle alleanze che possano aiutare a motivare e coordinare il resto del personale dell'ufficio.
Pianifica la mossa
Crea una sequenza temporale che consenta tutte le fasi necessarie della tua mossa. Dovrai discuterne con il resto della tua squadra in movimento o con i gestori e i supervisori per assicurarti che sia fattibile.
Per un piccolo ufficio, avrai bisogno di almeno tre mesi per prepararti e per un ufficio di dimensioni medio-grandi, almeno da sei a otto mesi. La chiave è iniziare il prima possibile.
Il prossimo passo è raccogliere tutte le informazioni sul nuovo spazio. Prova a ottenere progetti o layout del pavimento in modo da poter identificare componenti chiave come prese elettriche, spazio di archiviazione, ecc. E, soprattutto, per determinare il nuovo layout dell'ufficio. È anche una buona idea avere un piano di layout generale per il tuo spazio corrente in modo da poter confrontare i due; se ci sono aree nell'ufficio corrente che non funzionano, identificale in modo che possano essere risolte nel tuo nuovo spazio.
Fai anche un elenco di potenziali problemi con il nuovo spazio, ad esempio un'area di ricezione più piccola o un'area di archiviazione inferiore o forse uno spazio aperto più grande che potrebbe richiedere più cubicoli o muri temporanei. Potrebbe essere necessario assumere falegnami o pittori se le pareti devono essere costruite o dipinte.
Potrebbe essere stato indirizzato quando il nuovo spazio è stato acquisito, ma solo assicurarsi che nessuna costruzione aggiuntiva o modifiche estetiche debbano essere completate prima della mossa.
Riunisci la tua squadra
Per gli uffici medio-grandi, nominare (o chiedere volontari) qualcuno di ogni dipartimento o divisione per coordinare la propria area specifica.
Può essere assegnato al supervisore di reparto o al responsabile che può quindi garantire che ciascun dipendente si assuma la responsabilità di imballare scrivania, file e oggetti personali. Per gli uffici più piccoli, potresti essere da solo. In tal caso, identifica alcune persone chiave che potrebbero essere in grado di aiutarti a coordinare la mossa.
Il tuo team può anche aiutare a identificare i problemi attuali con il vecchio spazio e fornire le possibili soluzioni per il nuovo ufficio. È un ottimo modo per incorporare altri punti di vista e raggiungere un consenso in movimento se alcuni non sono molto entusiasti del cambiamento.
Avere riunioni periodiche
Nel tuo programma, organizza riunioni periodiche e assicurati che i dipendenti ricevano una notifica dei dettagli della riunione e che tutti sappiano cosa devono fare per mettere in valigia il loro ufficio o spazio di lavoro . È importante tenere tutti informati per limitare eventuali preoccupazioni o preoccupazioni; muoversi è stressante per tutti, specialmente se le decisioni non vengono comunicate.
Determina il tuo budget
Se hai un importo di budget specifico assegnato per la tua mossa, sarà importante identificare i costi prima di assumere mover o anche prima di imballare la prima casella.
Assegna compiti
Chiedi al tuo comitato in movimento di creare un elenco di attività che devono essere completate e assicurati che vengano aggiunte alla timeline / pianificazione.
Potresti aver bisogno di fornitori di servizi speciali, come installatori di linee telefoniche o specialisti di reti informatiche. Chiedi a ciascun responsabile di reparto o supervisore ciò che è richiesto dalla loro area. Assicurati che le aree comuni siano coperte, come l'area della reception, la hall e le aree di stoccaggio.
Uno dei compiti più importanti è assumere i motori . Ci sono aziende in movimento che si specializzano in mosse d'ufficio. Assicurati solo di fare la tua ricerca, di porre le domande giuste e di far venire l'azienda nel tuo ufficio per valutare la tua mossa. Come ogni spostamento domestico, è necessario assicurarsi che l'azienda sia affidabile e che si sta ricevendo il miglior servizio per il costo. Questo compito può essere assegnato a poche persone, ciascuna delle quali chiama aziende specifiche e quindi confronta le note. Inizia presto per essere sicuro di ottenere il miglior prezzo possibile.
Crea un elenco di contatti
Dovrai assicurarti che tutti quelli con cui lavori, sia fornitori che clienti, sappiano che ti stai trasferendo.
È una buona idea assegnare questo compito a una persona da supervisionare. La notifica a clienti e clienti richiede comunicazioni specifiche su dove ti stai spostando e su come l'azienda opererà durante lo spostamento. Tali informazioni sono essenziali per garantire che i tuoi clienti non vadano altrove per i tuoi servizi.