Nel mio lavoro giornaliero, lavoro nella comunicazione, principalmente per organizzazioni no-profit. Parte del lavoro che svolgo consiste nel garantire che abbiamo una strategia in atto per le comunicazioni interne ed esterne. Ciò include anche lo sviluppo di un piano per una mossa d'ufficio , che la mia attuale organizzazione sta pianificando di fare nei prossimi sei mesi.
Mentre si pensa che ci siano così tanti passaggi per pianificare una mossa in ufficio che non si ha il tempo di prendere in considerazione anche le comunicazioni, è davvero necessario prendere un giorno o due per creare una strategia solida che manterrà consapevoli sia i dipendenti che i clienti delle prossime modifiche .
Iniziamo con i dipendenti poiché sono direttamente interessati dalla mossa .
Le comunicazioni interne dovrebbero includere questi messaggi chiave:
- Una linea temporale chiara: assicurati di elencare tutti i passaggi chiave della mossa in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi e quando.
- Istruzioni per l'imballaggio: fornire al personale le istruzioni su come imballare i propri uffici o cubicoli per il trasloco. Questo dovrebbe includere dove trovare i materiali di imballaggio , cosa sono responsabili per il confezionamento e le scadenze.
- Notifica anticipata di eventuali chiusure di uffici : durante lo spostamento, potrebbe essere necessario chiudere l'ufficio per consentire l'imballaggio finale e lo spostamento di attrezzature e mobili per ufficio . Assicurati che il tuo personale sia a conoscenza di queste date e se e come l'azienda continuerà durante il trasloco e in che modo ciò influirà sulla pianificazione del lavoro e sul carico di lavoro.
- Nuovo piano d'ufficio: il personale vorrà sapere in anticipo come sarà il nuovo spazio e come verranno creati gli uffici. Avranno ancora il loro spazio personale o saranno ora in un cubicolo o in un open space? Assicurati di creare un modo per informare il personale di come il loro spazio di lavoro potrebbe cambiare.
- Le nuove opzioni di posizione, parcheggio e pendolarismo: forniscono al personale tutte le informazioni necessarie sulla nuova posizione in modo che possano preparare il trasporto verso il nuovo spazio.
Dopo aver determinato tutti i messaggi chiave, è necessario determinare il modo migliore per consegnare questi messaggi. Il metodo che usi dovrebbe essere deciso dal tipo di messaggio.
Ad esempio, la timeline potrebbe essere facilmente recapitata tramite la tua intranet aziendale; mentre le chiusure degli uffici possono essere presentate al meglio in una riunione del personale per garantire che le domande possano essere poste e risposte.
Modi per comunicare gli obiettivi allo staff:
- Intranet: per quelle aziende o organizzazioni che hanno una intranet, questa è solitamente la migliore piattaforma per la maggior parte dei messaggi. Consente di aggiornare facilmente file e informazioni che raggiungono tutti i dipendenti.
- Incontri di persona: qualunque sia il messaggio, le riunioni dello staff sono un buon posto per fare annunci e consentire allo staff di avere una discussione completa. Puoi anche utilizzare l'orario della riunione per verificare in che modo verranno comunicate le informazioni, in modo che il personale sappia che saranno tenute informate.
- Email: mentre l'email è facile, non è il modo migliore di inoltrare le informazioni. Non vuoi inviare così tante e-mail che le persone non riescono a trovare le informazioni quando ne hanno bisogno. Se usi la posta elettronica, assicurati di usarla solo per far sapere alle persone dove possono ottenere le informazioni.
- Cartelle comuni : se non si dispone di una rete Intranet, la creazione di una cartella comune su un'unità di rete accessibile a tutti è il modo migliore per archiviare le informazioni a cui si desidera accedere.
- Bacheca: uno spazio fisico in cui le informazioni sono pubblicate, è una grande cosa da fare. Non solo le persone possono controllarlo spesso, ma fornisce anche un luogo in cui le persone possono raccogliere e discutere le loro preoccupazioni.