Checklist di notifica per la tua mossa
Spostare un ufficio è complicato. Con così tante cose da fare, è facile trascurare compiti più piccoli, ma vitali. Per mantenere il tuo ufficio in movimento, usa la seguente guida alla lista di controllo che farà in modo che nulla venga annullato.
Consulta anche la semplice lista di controllo dei compiti essenziali per aiutare il tuo ufficio a muoversi.
Notifica alle aziende e ai clienti del trasloco
Il seguente elenco di notifica dettagliato può essere utilizzato insieme all'articolo Aggiorna informazioni aziendali prima di spostarsi.
Utilizzati insieme, scoprirai di aver coperto tutte le tue basi.
Dovresti anche informare i tuoi clienti se chiuderai durante lo spostamento o ridurrai le ore. Questo sarà un avviso critico per garantire che i clienti non siano frustrati se la porta è chiusa a chiave, sapere in anticipo quando sarai aperto per lavoro ti farà risparmiare un sacco di telefonate e il cliente dal servizio al tuo concorrente. In altre parole, fai sapere ai tuoi clienti il tuo piano di assistenza durante la transizione.
Clienti e clienti
È una buona idea informare la tua base clienti della mossa, preferibilmente almeno un mese prima che avvenga la mossa. Fornisci informazioni sulla nuova posizione, inviando una lettera formale o un'email con la mappa allegata o allegata a tutti nel database della tua azienda. O nel caso di un negozio al dettaglio, mettendo una mappa e un segno di notifica sulla porta d'ingresso e fornendo un piccolo volantino con ogni acquisto.
Pubblica le informazioni sulla tua pagina web con indicazioni facili da seguire e tutti i dettagli che faranno tornare i tuoi clienti; questo potrebbe includere una vendita "trasloca" o una festa di apertura ufficiale.
Fornitori di servizi, venditori e agenzie governative
Avvisare regolarmente i servizi e i fornitori utilizzati dalla propria azienda.
Può includere una stampante, un corriere, un negozio di forniture per ufficio o un fornitore di servizi Internet.
Banche e assicurazioni
Le banche richiederanno una notifica anticipata; sarà necessario modificare l'indirizzo negli assegni societari, quindi stampare gli assegni, informare le società delle carte di credito e qualsiasi altro istituto finanziario o fornitore di servizi. Potresti decidere che la tua azienda trarrebbe vantaggio dal trasferimento di conti commerciali da una banca all'altra o da una succursale all'altra; parlare con il proprio rappresentante bancario dei servizi disponibili nella nuova posizione / quartiere.
Anche le compagnie di assicurazione devono essere informate in anticipo. Dovranno valutare il nuovo spazio e fornirti una nuova stima, se applicabile. Questo è un ottimo momento per parlare con il tuo assicuratore di assicurazione in movimento e di cosa avrai bisogno per garantire che il tuo ufficio sia protetto.
Cambia i messaggi del telefono in arrivo
Oltre all'aggiornamento delle informazioni aziendali e ai materiali di marketing, ci sono altri modi per garantire al pubblico l'apprendimento della mossa imminente. Aggiungi una notifica al servizio di segreteria telefonica / segreteria indicando la data dello spostamento, il luogo in cui ti stai spostando e il modo in cui questo potrebbe influire sul servizio. Fornire inoltre le informazioni di contatto per quei clienti che potrebbero avere preoccupazioni specifiche.
Inoltre, i dipendenti cambiano la propria casella vocale dell'ufficio diretto con le informazioni in movimento e il nuovo indirizzo. Ancora una volta, è un modo semplice per ricordare i contatti della mossa e informare coloro che non sono nel database dei contatti della modifica.
Cambia la tua linea di firma
L'aggiunta di un avviso nella linea di firma e-mail per tutti i dipendenti garantisce che ogni e-mail inviata rimanda al destinatario della mossa imminente. Questo è un ottimo modo per raggiungere persone che non si trovano nella scheda di contatto dell'azienda.
Timbro Corrispondenza in uscita
Acquista un timbro rosso che rechi "Note New Address"; i francobolli possono solitamente essere acquistati presso un negozio di forniture per ufficio. Stampare la carta intestata aggiornata per garantire che i destinatari siano a conoscenza del cambiamento dell'indirizzo. Tieni presente che questa fase di notifica potrebbe non essere applicabile fino a dopo lo spostamento.
Telefono
Questa dovrebbe essere la prima utilità che contatti sulla tua mossa; vuoi assicurarti che la tua attività rimanga aperta durante il trasloco o che ci siano meno interruzioni possibili. Fai sapere alla compagnia telefonica quando è in corso la traslazione e chiedi che i telefoni siano installati e pronti per operare nella nuova posizione il giorno prima della tua data di trasferimento, solo per assicurarsi che il sistema sia attivo e in funzione alla tua data di trasferimento.
Chiedi all'azienda di impostare un sistema di inoltro delle chiamate valido il giorno della tua mossa. Se la tua azienda sta modificando i numeri di telefono, richiedi che venga aggiunto un avviso al tuo vecchio numero in modo che i chiamanti sappiano della modifica del numero di telefono. Una volta spostato, è una buona idea chiamare il vecchio numero per assicurarsi che il servizio sia attivo. Assicurati inoltre che il tuo nuovo numero aziendale e indirizzo siano aggiornati nella rubrica e nella rubrica successiva.
Conti postali, email e social media
Informare l'ufficio postale della propria mossa e fare in modo che la posta venga inoltrata per alcuni mesi dopo lo spostamento. Come notato in precedenza, aggiungi un avviso di spostamento alle linee di firma dei dipendenti prima del movimento e seguendo anche il movimento; post-spostare la firma dovrebbe chiedere al destinatario di notare il cambiamento di indirizzo e le informazioni di contatto.
Inoltre, le società di corrieri regolari che ritirare e consegnare devono essere informate del cambiamento di indirizzo e di eventuali modifiche ai servizi.