Non dimenticare questi compiti
Prepararsi a trasferirsi in un ufficio o in un'azienda può essere molto più complicato rispetto allo spostamento di una famiglia. Preparare è la chiave e assicurarsi che tutto il tuo elenco sia completo è essenziale. Usa questa lista di controllo rapida come guida per far muovere la tua azienda sulla giusta strada.
Determina un intervallo di tempo e un programma
Il tuo periodo di tempo dovrebbe essere la prima cosa che fai. Imposta la data in cui tutte le cose devono essere fuori dallo spazio ufficio, che è la tua data di uscita definitiva.
Probabilmente avrai bisogno di qualche giorno per spostarti, a seconda di quanto devi spostare. Lavora indietro dalla tua data di uscita e fai un elenco di tutte le cose che devi fare prima che arrivino i camion.
Assegna compiti e imposta un comitato di spostamento se necessario
È una buona idea portare presto il personale coinvolto nella mossa . Un comitato per le mosse non può solo aiutarti a organizzare e pianificare la mossa, ma aiuta anche a facilitare la transizione per il resto del personale. Chiedi al comitato di rivedere tutti i compiti e assegnare i ruoli secondo necessità. A mano a mano che procederà, probabilmente avrai bisogno di aggiungere compiti alla lista e, come fai, assicurati di assegnare compiti, c'è solo troppo da fare per fare tutto da solo.
Impostare un piano di comunicazione interna ed esterna
Un piano di comunicazione interno assicurerà che i dipendenti siano informati dei piani in movimento mentre un piano esterno manterrà i vostri clienti e fornitori aggiornati sulle attività aziendali durante lo spostamento in modo da poter mantenere la vostra attività operativa durante la transizione.
Noleggio Movers
Come ogni mossa, assumere dei buoni motori richiede tempo e dovrebbe essere uno dei primi compiti nella tua lista. Chiedete a un membro del personale di sviluppare un elenco di almeno cinque società in movimento, quindi assicuratevi di investigarle accuratamente prima di assumerle . Determina il budget, ottieni preventivi e confronta i servizi tra aziende in movimento per decidere quale assumere.
Noleggio di imballatori professionisti
Se il tuo budget in movimento può supportare l' assunzione di packer professionisti , fallo. Ciò consentirà a te e ai tuoi dipendenti di dover impacchettare le aree dell'ufficio che sono comuni e spesso, gli spazi più difficili da imballare e spostare. I dipendenti possono essere invitati a mettere in valigia i loro banchi o uffici in quanto fornisce anche l'opportunità al personale di ripulire i propri spazi e sbarazzarsi di cose che non hanno bisogno di spostare.
Crea un nuovo piano e layout di ufficio
Questo è il posto in cui la commissione per le mosse sarà davvero d'aiuto. È sempre difficile trasferirsi in un nuovo spazio, ma quando devi capire dove vanno tutti e tutti, ci vuole molto tempo. Assicurati di sapere dove verrà posizionato ogni mobile e che ogni dipendente siederà. Più dettagliato è il piano, meglio è.
Parla con i tuoi attuali fornitori
Lo spostamento di un'azienda può significare cambiare fornitore di servizi. Controlla i tuoi contratti quindi decidi se resterai con i tuoi attuali venditori o se guarderai al passaggio. Dovrai determinare quali saranno le esigenze del nuovo spazio in termini di linee telefoniche e infrastrutture di rete. Parla con il tuo nuovo padrone di casa e i venditori per assicurarti di sapere di cosa ha bisogno il nuovo spazio, quindi non c'è un divario nel servizio.
Qualsiasi apparecchiatura che si sta leasing, contattare il rivenditore per notificare loro la mossa e il modo migliore per ottenere la loro attrezzatura nella nuova posizione.
Mantenere i dipendenti aggiornati e informati
Una mossa può essere difficile per i dipendenti . Può significare un cambiamento nel modo in cui commutano e se il loro tragitto è ora più lungo di prima della mossa. Se ti stai trasferendo in uno spazio più piccolo, il personale deve sapere in che modo saranno assegnati gli uffici e quale sarà il loro nuovo spazio. I dipendenti devono essere informati in ogni fase del processo. Prova a tenere un programma in movimento sulla bacheca della cucina o su un altro spazio comune in modo che le persone possano vedere come stanno andando le cose e cosa ci si aspetta da loro come dipendenti.