Come dare priorità alle tue attività

Quindi hai tutte queste cose da fare ogni giorno e la tua lista delle cose da fare è piena - come fai a sapere cosa fare prima, seconda e terza?

Praticamente tutti si sentono come se avessero troppo da fare e troppo poco tempo per farlo. Spesso, questa sensazione travolgente deriva dall'incapacità di dare la priorità a tutti quei compiti apparentemente urgenti. Se ritieni che la tua lista di cose da fare sia sempre più lunga di minuto in minuto e non sai nemmeno da dove iniziare, ecco come identificare, valutare e assegnare priorità alle tue attività.

1. Crea una lista

Prima di provare a ordinare i tuoi obblighi in ordine di importanza, prenditi il ​​tempo necessario per compilare un elenco completo di tutto ciò di cui hai bisogno o che vuoi realizzare. Dividi la tua lista in sezioni per diversi tipi di compiti. Queste categorie potrebbero includere:

Attività giornaliere o settimanali

Si tratta di banali "cose ​​da fare" che possono essere personali ( pianificazione del pasto e spesa ) o legate al lavoro (riunioni settimanali del team). Se segui già una routine quotidiana , acquisirai familiarità con queste attività; se non lo fai, è un buon momento per crearne uno. Ciò che includi può variare: alcune persone non vedranno alcun bisogno di ricordarsi di controllare la posta o acquistare generi alimentari, ma altri apprezzeranno i promemoria strutturati per eseguire determinate azioni in determinati orari o in determinati giorni.

Compiti con scadenze

Questi, ovviamente, devono essere fatti entro una data specifica e richiedono una preparazione preventiva. Gli esempi potrebbero essere un documento scolastico che è previsto in tre settimane o una festa che stai pianificando da sei mesi a partire da ora.

Questi tipi di compiti, spesso chiamati progetti, possono essere successivamente suddivisi in componenti più piccoli, ad esempio "write paper" potrebbe essere suddiviso in lettura dei libri pertinenti, organizzare i tuoi appunti, scrivere una bozza, scrivere una prima bozza e così via sopra.

Compiti ricorrenti

Questi non si verificano su una frequenza giornaliera o settimanale, ma non sono neanche progetti una tantum.

Le attività ricorrenti potrebbero includere appuntamenti dal dentista o fare le tasse trimestrali.

Attività motivate e necessarie

Questi sono compiti o progetti che sai che devi fare, ma nessuno ti farà. Raramente, se mai, hanno un limite di tempo predefinito. Pensa a come migliorare il tuo sito web per le piccole imprese o trovare un nuovo fornitore di cure primarie.

Compiti motivati ​​da te, non necessari

Queste sono le attività più piacevoli che tuttavia tendono a cadere sul ciglio della strada mentre altri, più ovviamente necessari compiti li affollano. Pensi di leggere per piacere o di lavorare sugli hobby.

Un giorno compiti

Queste attività si trovano in fondo alla tua lista di cose da fare o in fondo alla tua mente, ma di solito non devono essere fatte presto, o mai. Esempio: dipingi i tuoi radiatori.

2. Organizza la tua lista

Una volta elencato tutto, puoi capire prima cosa fare e organizzare il tuo programma. (Come lo fai fisicamente - su un foglio di carta, un pianificatore , un'app, un calendario online o altro - importa meno di quello che scegli un metodo che funziona per te e che userai.) Ecco alcuni criteri pensare a:

Urgente o importante

Tutte le attività possono essere ordinate in una delle quattro categorie. I compiti urgenti e importanti dovrebbero essere fatti prima, il prima possibile; Se possibile, è possibile delegare compiti urgenti ma non importanti, ma in caso contrario, il programma dovrebbe includere sufficiente flessibilità e tempo extra per accoglierli quando vengono visualizzati; compiti importanti ma non urgenti dovrebbero essere pianificati con largo anticipo in modo che non diventino urgenti; compiti che non sono né importanti né urgenti possono potenzialmente essere eliminati, anche se se li gradite, dovrebbero essere adattati al vostro programma in modo che non vengano affollati da obblighi più impegnativi.

Valutare il valore

Puoi giudicare il valore di un compito in diversi modi. Uno potrebbe essere se le altre persone sono influenzate e quanto queste persone siano importanti per te (l'approvazione del tuo capo e il benessere dei bambini che dipendono da te sono più importanti di, diciamo, le opinioni di un gruppo di estranei che hai concordato partecipare a un meetup.) Si potrebbe anche assegnare un alto valore alle attività che si vedono dare risultati a lungo termine, o che si trovano semplicemente gratificanti.

Un riferimento che probabilmente incontrerai leggendo le priorità delle attività è la regola 80-20 o il principio di Pareto, che afferma che l'80% degli effetti proviene dal 20% delle cause. Questo può o non può rivelarsi vero per te, ma è un buon promemoria per identificare in cosa stai spendendo del tempo e quale dei tuoi sforzi sta dando i suoi frutti.

Tempi e flessibilità

Un programma funzionante consente modifiche e riconosce i vincoli di tempo. Sii realistico quando assegni le priorità e pianifica le tue giornate. In caso di dubbio, sopravvalutate il tempo che impiegherà un determinato compito.

Se due compiti sono dovuti allo stesso tempo, scegliere da quale iniziare dipende da come si lavora meglio. Alcune persone preferiscono allontanarsi dal compito più semplice per concentrarsi su quello più complesso; gli altri si sentiranno rassicurati se iniziano prima il compito più difficile e se ne fanno un po 'o tutti prima di andare avanti. Ricorda che non devi svolgere un'attività o un progetto dall'inizio alla fine prima di passare a quello successivo, a meno che, naturalmente, non trovi che lavorare in questo modo aumenta la tua produttività.

Limita al massimo le attività quotidiane necessarie per tre. La giornata può anche includere attività più piccole che sono più di routine o di minore importanza o urgenza, ma il caricamento di attività importanti probabilmente porterà a stress e delusioni.

Ricorda che le priorità possono cambiare: se il tuo capo ha bisogno che tu faccia qualcosa ora, la tua prima priorità precedente verrà probabilmente ridotta al secondo posto. Questa è una ragione in più per dedicare più tempo alla pianificazione per consentire flessibilità.

3. Attività batch

Le attività di batching sono uno dei modi più efficaci ed efficienti per ottenere quei compiti fastidiosi e che fanno tutto il tempo. Il raggruppamento significa semplicemente che si lavora sullo stesso tipo di attività più e più volte prima di passare a qualcos'altro. Il primo passaggio consiste nell'identificare attività che si ripetono continuamente e quindi impostare un flusso di lavoro semplice da seguire. Quindi, gestisci queste attività contemporaneamente utilizzando quel flusso di lavoro.

Il raggruppamento richiede il completamento di attività simili che richiedono risorse simili in "lotti" per migliorare l'efficienza e la produttività. Ecco alcuni esempi:

• Paga tutte le tue bollette allo stesso tempo
• Apri tutta la tua posta una volta alla settimana e attivala piuttosto che lasciarla impilare ogni giorno e non arrivare mai ad essa

Il raggruppamento ti permette di entrare in un solco facendo sempre lo stesso compito, quindi non devi perdere tempo a capire le istruzioni o cosa dovresti fare dopo.

4. Eliminare le attività

Una volta che hai elencato tutte le tue attività e le hai ordinate dalla più importante alla meno importante, diventerà chiaro quali attività si trovano in fondo alla lista. Questi possono essere a volte delegati a qualcun altro, ma se ciò non è possibile, è necessario decidere se programmare il tempo per loro o eliminarli.

Potresti avere compiti sulla tua lista che non devi fare o anche voler fare, ma ti sei sentito pressato ad aggiungere ad un certo punto (andare in palestra, frequentare un club del libro.) Questi possono essere eliminati del tutto.

Infine, è possibile avere semplicemente troppo da fare - se non riesci a fare tutto, valuta il tuo carico di lavoro per determinare se hai bisogno di un po 'più di pratica a priorità o se devi dire a qualcuno che non puoi più continuare a fare un certo compito.