Etichetta di base per le e-mail

L'email è uno dei modi principali con cui le persone inviano comunicazioni scritte ora e non è probabile che cambierà mai. È facile, veloce e non richiede un timbro.

Sono finiti i giorni in cui devi aspettare una settimana o più per una lettera o una risposta per posta. Non è necessario effettuare corse di emergenza all'ufficio postale per pesare le buste e ritirare abbastanza francobolli per fatture e lettere. In effetti, molte persone non hanno mai nemmeno indirizzato una busta o inviato una lettera attraverso l'ufficio postale degli Stati Uniti.

L'email è diventata uno dei modi più semplici e veloci per comunicare sia personalmente che negli affari. Questo è diventato un tale fenomeno che il sempre fidato servizio postale degli Stati Uniti sta lottando per trovare i modi per rimanere in attività.

Non sorprende quindi che l'etichetta e-mail , spesso indicata come Netiquette, sia un argomento caldo per la cultura attuale. Le e-mail vengono inviate ogni giorno da un'ampia sezione della popolazione americana. La maggior parte delle aziende utilizza l'e - mail per comunicare con i dipendenti durante l'intera giornata. Quasi tutte le famiglie hanno almeno un computer con accesso a Internet e all'interno di quelle famiglie ci sono mamme, papà, figli, adolescenti e forse anche nonni, con tutti o quasi tutti questi messaggi di posta elettronica.

Viviamo in un forno a microonde, la società basata su Internet, e nessuno vuole prendersi il tempo di scrivere una lettera a lungo termine, anche se è molto più intimo e personale. Tuttavia ci sono molte circostanze in cui l'email funziona meglio di posta ordinaria.

Ecco alcune regole di etichetta da non dimenticare quando si scrivono le note e-mail.

1. Preparare. Prima di iniziare a digitare un'email, che si tratti di una nota iniziale o di una risposta, è necessario chiedersi cosa si desidera comunicare. In breve, qual è il tuo scopo per la scrittura? Una volta che sai, puoi leggere l'e-mail completata prima di inviarla per assicurarti di aver raggiunto il tuo obiettivo. Se rende il voto, quindi inviarlo; se il testo è confuso, aspro o non chiaro, allora forse dovresti ricominciare.

1. Comunicare. Ricorda che stai comunicando con una persona reale che riceverà questa mail. Con questo in mente, dovresti rivolgerti alla persona per nome ed essere rispettoso. Se si tratta di una risposta a un'e-mail ricevuta, dovresti prendere il tempo necessario per rispondere a qualsiasi domanda o richiesta all'inizio della nota.
2. Respirare. Siamo stati tutti colpevoli, in un momento o nell'altro, di aver perso la calma. Se ricevi un'email che ti fa arrabbiare o ti turba, non rispondere in natura. Prendi la strada maestra e rispondi solo per confermare la ricezione o prenditi un po 'di tempo prima di rispondere in modo da poterti calmare e rispondere con un messaggio ben congegnato. Non vuoi mai rispondere ad una email (o qualsiasi altra forma di comunicazione) con rabbia. Quando siamo arrabbiati tendiamo a dire (o scrivere) cose che non intendiamo o non abbiamo bisogno di dire. Ricorda che una volta inviata la tua email, è lì fuori per sempre.
3. Sii trasparente. La riga dell'oggetto deve essere una rappresentazione reale del motivo per cui si sta contattando il destinatario. Utilizzare le frasi relative all'oggetto della posta. Questo è vero sia che tu stia scrivendo un business o una email personale. Ad esempio, se stai scrivendo un'e-mail a tua madre sulla sua visita la prossima settimana, la riga dell'oggetto dovrebbe leggere qualcosa come "La tua visita".

1. Ricerca. Se stai inviando un'email a un socio in affari, è opportuno che tu usi il suo cognome e il suo titolo. Fai la ricerca e indirizza il destinatario correttamente. Il presidente della compagnia potrebbe essere indirizzato come Taylor o Presidente Taylor.
2. Controllo ortografico. L'uso del controllo ortografico è importante quando comunichi per iscritto. Quando invii una nota piena di errori, comunica che sei sciatto o che non presti attenzione ai dettagli. Cerca di eseguire sempre il correttore ortografico o utilizzare un programma che corregge automaticamente. E poi rileggilo per assicurarti che le parole che volevi usare non fossero auto-corrette per qualcosa di diverso.
3. Correggi. Dovresti prendere i pochi secondi o minuti in più necessari per eseguire una correzione rapida di qualsiasi email che intendi inviare. Prendi questo tempo per modificare qualsiasi frase scomoda o per inserire eventuali segni di punteggiatura mancanti.

1. Guarda per tono. A volte un'e-mail può essere diversa da come l'hai intesa. Il tono della tua email è molto importante ed è altrettanto importante del tuo messaggio. Poiché questa è una comunicazione scritta, dovresti assicurarti che il tuo tono sia piacevole e che sia una rappresentazione fedele di ciò che vuoi dire. Ricorda che il tuo destinatario non può sentire la risata nella tua voce o vedere il sorriso sul tuo viso. A meno che tu non voglia precedere tutto ciò che scrivi, dovresti evitare qualsiasi lingua nell'email che possa essere interpretata erroneamente in alcun modo.
2. Sii breve e dolce. Cerca di non scrivere un romanzo quando invii un'email. La maggior parte delle persone davvero non vuole leggere così tanto in una email. Se l'e-mail è necessariamente lunga, cerca di aiutare il destinatario evidenziando concetti chiave, utilizzando i punti elenco o riassumendo l'argomento nel paragrafo iniziale.
3. Comunicare bene. Non vuoi confondere il tuo lettore, quindi prenditi il ​​tempo necessario per essere chiari e concisi nella tua scrittura. Se invii un'email ad un amico, puoi essere più disinvolto nel tuo stile di scrittura. Tuttavia, se si tratta di una comunicazione aziendale , utilizzare la grammatica corretta ed evitare l'uso di simboli o emoji che ti fanno sembrare meno professionale.

La comunicazione via email è molto popolare. Prenditi il ​​tempo per impegnarti con la Regola d'oro, e farai grandi progressi per essere un lucido professionista della netiquette.

A cura di Debby Mayne