Importanza di una corretta e-mail Etiquette

Hai mai ricevuto un'email che ti ha lasciato la domanda sulla persona che l'ha inviata? O peggio, hai mai inviato un'e-mail che in seguito ti sei pentita?

Essere sul lato sbagliato di una brutta email può lasciarti scuotere la testa e cercare di capire cosa diavolo stava pensando l'altra persona. Essere colui che lo ha inviato può rovinare una giornata altrimenti fantastica, e può avere ripercussioni negative in seguito.

La velocità di zipping via e-mail ha reso il metodo di comunicazione preferito. Sia che invii un messaggio di posta elettronica personale o aziendale, seguire l'etichetta corretta è essenziale per evitare errori di comunicazione o rancore.

Segui la regola d'oro trattando il destinatario come vorresti essere trattato. Prima di fare clic su "invia" su qualsiasi e-mail, prendi un minuto e fornisci una lettura extra. L'uso efficace dell'e-mail può metterti in una luce positiva con il tuo supervisore e potrebbe persino darti un vantaggio quando è il momento di una promozione .

• 01 di 10

  Non dare per scontato la privacy

  Tieni presente che la tua azienda e l'email personale potrebbero non essere private. La tua azienda ha il diritto di leggere qualsiasi cosa inviata dall'ufficio, quindi non scrivere mai e inviare informazioni personali o altamente sensibili dal lavoro. L'e-mail personale da casa può essere inoltrata, quindi non mettere nulla per iscritto che potrebbe causare un problema se raggiunge la persona sbagliata.

• 02 di 10

  Stare lontano da commenti offensivi

  Evita commenti offensivi nella tua email. Ciò include commenti razzisti, sessisti o negativi su un'altra persona o azienda. Se ricevi un'e-mail offensiva, non rispondere o inoltrarla a nessuno. Non usare mai la posta elettronica per dire qualcosa che può essere interpretato male al tuo capo .

• 03 di 10

  Non urlare

  Ricorda che quando digiti tutto maiuscole, la tua email appare come urlante. Alcune persone pensano che il loro messaggio sia più facile da leggere, ma non è così. Usa un carattere facile per gli occhi quando leggi in lettere maiuscole.

• 04 di 10

  Modifica i tuoi messaggi

  Modifica le tue e-mail prima di inviarle. Usa il correttore ortografico e controlla tutte le email aziendali per assicurarti di avere una grammatica corretta. Vuoi sempre presentarti come professionista in corrispondenza. Controlla l'e-mail personale dopo aver finito di scriverlo per assicurarti che il tuo punto di intenti sia raggiunto. Eliminare una singola parola può cambiare il significato di una frase.

• 05 di 10

  Rispondi con cautela

  Conoscere il modo corretto per rispondere alle e-mail che ricevi. Presta molta attenzione al mittente e agli altri nei campi "a" e "cc". Rispondere il più rapidamente possibile anziché lasciare che la cartella "salvata" diventi troppo disordinata.

  Evita l'impulso di premere "rispondi a tutti" prima di vedere chi è elencato nell'intestazione. La tua risposta potrebbe confondere gli altri sulla lista, oppure potresti finire per inviare informazioni non necessarie a persone che non conosci. L'unica volta che devi cliccare su "rispondi a tutti" è se sei sicuro che tutti hanno bisogno delle informazioni che stai inviando.

• 06 di 10

  Familiarizzare con gli strumenti di posta elettronica

  Conoscere gli strumenti e i tipi di e-mail. Questo include "a", "cc", "bcc" e righe di soggetto. Il destinatario principale dovrebbe essere nel campo "a". Quando hai bisogno di copiare qualcuno, normalmente aggiungerai quella persona al campo "cc" o copia carbone. Se qualcuno deve essere copiato senza che gli altri sulla lista ricevano la sua email, usa "bcc" o copia nascosta. Copia solo le persone che hanno bisogno di sapere le informazioni che stai inviando.

  Non inoltrare mai le e-mail a catena. Questi possono diventare ingombranti e intasare le caselle di posta elettronica della gente fino al punto di disturbo . Non vuoi diventare la persona che inoltra messaggi che possono o non possono essere veri.

  Devi sempre compilare la riga dell'oggetto per un'e-mail commerciale, ed è preferibile nell'e-mail personale. Mantenere la riga dell'oggetto più corta possibile e avere un solo argomento per mailing.

• 07 di 10

  Tienilo breve

  La maggior parte delle persone preferisce brevi e-mail piuttosto che lunghi e prolissi messaggi. Se possibile, indica il tuo punto in un paio di frasi. Per un messaggio più lungo iniziare con un paragrafo introduttivo che consente alle persone di conoscere le basi. Se hai più di un argomento, dividi il tuo messaggio in più di un mailing, con un argomento per email.

• 08 di 10

  Guarda il tuo tono

  Mantenere un tono positivo nelle comunicazioni e-mail. Ricorda che le osservazioni snelle possono apparire come meschine piuttosto che divertenti. Salva l'umorismo sarcastico per le comunicazioni vocali in modo che gli altri possano ascoltare il tono della tua voce. Questo include anche la rabbia. Dovresti sempre evitare di inviare email arrabbiate, o potresti rischiare di offendere qualcuno con cui lavori o ti preoccupi.

• 09 di 10

  Usa le bandiere di priorità con discrezione

  Se hai un flag con priorità alta, usalo solo quando necessario. Usarlo troppo alla fine avrà l'effetto opposto che si desidera e inviare le e-mail in fondo all'elenco di priorità per i destinatari.

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  Firma

  Non dimenticare di firmare le tue e-mail. I destinatari potrebbero annoiarsi se devono scorrere e capire chi ha inviato loro il messaggio. Se si prevede una risposta per telefono, assicurarsi di includere il numero, anche se si sa che la persona lo ha registrato. Lo scopo della posta elettronica è quello di risparmiare tempo e il dover interrompere ciò che sta facendo rallenterà le cose. Se si dispone di una linea di firma, tenerla aggiornata con l'indirizzo e-mail e i numeri di telefono corretti.